【诚展HR干货】员工考勤表、工资单要员工签字后才能做法律证明?

用人单位每月员工的工资单、考勤表 没有员工的签字就不算数?到底是个什么理儿?

案例问题

如果员工没在工资单、考勤表上签字,会给公司带来法律风险吗?HR该如何规避呢?

案例分析

这些年来,随着国家对劳动者权益保护的愈发重视,在大量劳动争议案中,由于公司举证时的工资单、考勤表等证据没有员工的签字,导致这些证据无法被认可,法院依法判决公司败诉的情况时有发生。

工资单无员工签字,单位败诉

员工张先生与公司终止了劳动合同后不久,以原公司未支付其工作期间的休息日、法定节假日加班工资为由提起劳动仲裁。仲裁委裁决支持张先生的请求后,原单位不服,起诉至法院,要求撤回对张先生的加班工资赔偿请求。

审理过程中,公司称张先生的确加过班,但已支付过加班工资,并出具了张先生的《工资单汇总表及明细说明》进行举证,以证明其已拿到各类加班工资。由于该项证明单上无张先生的签字,张先生也对此进行了否认。

据此,法院根据现有证据裁定公司存在拖欠张先生加班工资的情形,并判决张先生胜诉。

考勤表无员工签字,没有效力

小王在某网络公司上班,在劳动合同期未满时,公司以小王工作中存在重大失误为由提前解除劳动合同。小王向当地申请劳动仲裁,要求原单位支付加班工资、未休年假工资、解除劳动合同经济补偿金。网络公司并不买账,遂将此案件起诉至法院。

审理过程中,网络公司出具了小王的签到表、指纹打卡记录、打卡机记录的出勤情况证据汇总说明,以证明其已休年假,但上面都没有小王的签字。且对于该三项证据,小王均不认可。

据此,法院支持了小王的诉讼请求,认定其未休年假,判决网络公司依法支付其带薪年假工资差额。

为什么在大量劳动争议案中,即使用人单位出具了工资单、考勤表等相应证据,但无员工签字,单位败诉的风险还是这么大呢?

没有员工签字的证据没有效力

一般情况下,劳动争议当事人对自己提出的主张,有责任提供证据,但是鉴于劳动者在劳动争议中处于弱势地位,相关法律、法规就明确有些证据的举证责任在企业一方,例如考勤记录、工资发放记录等。

《劳动争议案件办案规则》第十七条 当事人对自己提出的主张有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。

《劳动争议调解仲裁法》第六条 发生劳动争议,当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。

此外为了保护劳动者的合法权益,《劳动法》还特别强调,用人单位对劳动者所作出的除名、辞退、解除劳动关系、计算劳动者工龄等,负完全举证责任。

据此可知,工资单、考勤表属于用人单位保管和掌握,存在被伪造或篡改的可能,对劳动者一方的权益不利,因此应该由劳动者签字确认其真实性,单位仅仅提供了无员工签字的工资单、考勤表等单一证据的,如劳动者一方否认,法院并不予采信。

但是,单位提供无职工签字的工资单、考勤表的同时,还能提供其他相关证据佐证,例如银行支付工资凭证、证人证言、请假条等,则有可能被依法采信。

单位可以采取什么措施尽可能规避此类劳资风险呢?

最重要的就是依法经营,做到规范化管理。建立健全各项规章制度,例如加班审批制度、年休假制度、考勤管理制度等,并注意对相关文件对整理和保存。制度通过后,应依照制度流程规范,对工资单、考勤表等记录定时给员工签字确认,避免因发生劳动争议时,员工对无本人签字的证据进行否认的情况出现。另外,在办理员工入离职等相关事项时也需要求员工对各项已告知内容签字确认。

 

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