【诚展人力资源管理干货】怎么才能成功实施人力资源管理信息系统?

人力资源管理信息系统成功建设有奥秘,二十载专家如是说;随着人才竞争的加剧,人力成本快速上升,人力资源管理的高效化、精细化、流程化已经成为企事业人力资源管理的关键。而借助信息技术提升人力资源管理水平也成为这些单位的不二选择。笔者结合自己20多年的人力资源管理信息系统(以下简称eHR系统)建设经验,加之对人力资源信息化案例的跟踪分析,提炼总结了人力资源信息化建设成功之道,以飱读者。

一、领导重视是成功建设的关键

人、财、物一直是企事业单位的三大管理内容,其中的“人”更是重中之重,是各级领导管理的核心与难点。eHR系统不仅是面向全体员工服务的管理系统;更是企事业单位OA、财务、ERP等系统的基础支撑系统;是领导开展人力资源决策的基础系统。eHR系统建设不仅需要多个部门的协同与支持,更需要来自领导的支持。如项目启动阶段需要领导强调项目的意义、计划和要求;项目实施开发阶段需要领导决策管理模式、管理体系规范等;项目上线应用后需要领导带头使用,验证系统成果等。不同阶段,有了领导的参与与重视,才能保障系统需求准确、计划按时执行、应用效果明显。

从前面十几家案例分析,合理的项目预算,也是系统建设成功的保障之一。人是管理中最为复杂的,那么管人的系统也同样复杂,既要功能全面,又要规范易用;既要灵活开放、又要安全稳定,还要与其他系统进行集成,应用范围涵盖了领导、员工及各一线部门等,经常要对已有的管理模式、流程、方法等进行变革。这么复杂的系统,必须得到领导的充分重视,给予充足的预算和资源保障,才能得以顺利实施开发,才能保障长期应用。

二、正确选型是成功建设的基础

许多单位进行eHR系统选型时投入了大量的时间、资源和精力,但系统最终上线运行之后的效果却与原来的初衷相差甚远,管理效率没有得到有效的提升,还需要花费大量的人工和高昂的费用去维护系统。在进行选型的时候,供应商都会把他们软件方案中最好的一面展现出来,让决策者眼花缭乱,难以做出准确判断。那么如何从众多的厂家中选择适合自己的系统呢?我们总结了以下人力资源管理系统建设成功选型的树形模型:
1、业务需求

用户的业务需求相当于树根,是系统建设的根本,是选型过程中一直围绕的核心。在正式启动选型之前,客户要根据自己的单位性质、业务特点和关键需求,制订人力资源管理系统建设的目标和主要的需求内容。有些用户对于自己的需求只是笼统的概念,无法整理出清晰明确的需求内容,这种情况下,也可以先找1-2家专业的eHR厂商来交流,通过厂商的产品介绍来梳理自己的需求。当然,通过了解,也可以先委托1家自己比较中意的专业厂商驻场调研,让厂商的专业人员整理出需求来。

用户的需求通常包含以下内容:

(1)现状:主要是明晰自己单位的性质以及目前的经营发展业务规划对人力资源管理的要求,自己的组织模式、HR业务现状、存在的问题等;
(2)目标:主要是结合问题提出信息化建设的核心目标,也就是要实现的管理体系或状态。对于目标制定,一定要合理,有些用户目标过于理想,或者过于庞大,对后面的选型与实施都将带来风险。合理的目标往往是务实、适用、分阶段且具有一定的前瞻性,能够快速获得项目建设成果,保障项目的顺利执行。
(3)范围:主要是系统实施的范围,包含纵向的机构层级范围和横向的职能部门涉及范围,以及业务模块范围。
(4)功能:主要是各个业务模块主要的业务需求功能,或者是各个业务模块需要实现的业务内容。
(5)集成:主要是人力资源信息系统与其他管理信息系统的集成模式、接口关系等。
(6)时间:主要是系统建设的时间规划,通常可以将人力资源信息系统建设划分为2-3个阶段,逐步实现全面的信息化管理。

2、产品性价比

产品是信息化系统建设的树干,选择对了的产品,系统的实施和应用都将顺畅舒适,选择错了则怨声载道。目前市场上的人力资源管理软件产品主要可以划分成框架型产品、平台化产品、标准套件型产品三种。框架型产品的特点是已经开发搭建好了产品的架构和主要应用,具体的应用要根据客户的实际业务进行现场开发实现,优点是用户需要什么基本上就开发什么,个性满足度高,使用起来顺畅;缺点是由于客户需求是变化的,当业务变化后还需要开发人员专门开发,当应用2-3年后由于架构局限和人员变动,基本上无法再通过开发满足业务变化,这种系统一般使用3-5年就要更换,系统的实施和服务成本很高,并且越是随着实施的深入,费用成本就越高,甚至最后可能导致因开发成本无法承受而凑合应用,导致领导、员工都怨声载道。平台化产品的特点是产品依据一个开放性的平台,能够满足通用性、先进性的用户业务需求,并多数业务可以通过配置来实现客户具体的需求应用,个别的个性需求也可以基于平台开发实现;优点是系统灵活,能够通过升级来保障长期应用,依靠升级依然能满足业务管理的需求;缺点是用户的一些局部个性需求一般建议通过升级实现,不要即时开发,以降低系统应用成本。对于标准化套件产品,通常是一些小型软件,系统功能及配置较弱,优点是价格低,缺点是缺少后续的服务保障。

对于人力资源管理产品,由于人力资源业务的无标准、常变化的特点,不能等同于财务、供应链等比较标准固化的系统来参考选型,人力资源软件产品一般要具备以下特点:

(1)产品必须功能丰富、灵活可配、满足客户
信息系统首先需要满足企业人力资源管理的业务需求,系统的成熟、开放对于用户来讲至关重要。对于企业的实际业务需求,应该通过系统的灵活配置来满足,而不是通过大量的个性化开发来实现。因为过多的二次开发,一定会对系统的稳定性和将来的升级带来影响。

(2)产品必须具有很好的易用性,满足人员水平参差不齐的现状
人力资源管理人员不是专业的IT人员,他们中大多数的计算机专业水平相对不高。系统的功能即使再强大,如果最终使用系统的人很难掌握和操作,那么最终的结果也只能是束之高阁。

(3)产品的架构必须具有很好的灵活性、扩展性,保障长期应用
由于我国目前正处在由传统人事管理向人力资源管理过渡的转型时期,人力资源管理从思想到行动都发生着巨大的变化,由于摸索中的人力资源管理随时都可能发生这样那样的变革,这就对人力资源管理软件提出了巨大的挑战。要求人力资源信息系统不仅要能满足企业各种复杂的实际需求,而且还要适应企业未来需求的变化。这就对系统的灵活性、可扩展性提出了很高的要求。

(4)产品理念具有一定的前瞻性
人力资源管理从人事管理到人力资源管理再到人力资本管理或人才管理,都是基于人力资源的开发理念来发展的,软件产品在满足事务性高效处理的情况下,还要具有一定的先进理念,满足人力资源管理提升的需要。但是,企业选型中,一定不要过分强调理念,毕竟很多理念还是在管理层面,未必需要软件系统实现,或者就根本无法实现。现在有些厂商在演示介绍时,经常是讲一通管理理念和体系,但是在产品的应用上又没有看到所谓的理念实现,他们只是在迎合客户的心理,尤其是客户高层领导的一些务虚的心理,这一点人力资源系统使用人员在选型时还需要擦亮眼睛,不要被虚无缥缈的理念所迷惑。

(5)产品技术上应具有一定的先进性
现代信息技术日新月异,SOA、企业云等等新的技术不断涌现,这就需要人力资源系统厂商必须要跟得上技术发展,用新技术为用户提供更好的服务。

究竟选择什么样的产品,建议最主要的还是考虑业务需求满足度,考虑产品的性能价格比,也就是看产品提供的业务模块对客户需求能满足多少,除集成接口外常规上需求满足度要超过95%才是最佳的产品,并且价格上必须是在合理的范围内,以较高的性价比实现系统的建设。

3、人员专业性

考虑到人力资源信息系统建设不是单一的技术行为,所以在选型中还要全面考察项目实施人员的技术能力和业务能力。一般情况下,专业的HR软件厂商的人员由于长期专业专一从事人力资源系统业务,不仅具备技术功底,同时也都具备了比较丰富的人力资源管理业务体系经验和能力,能够在业务建设中给客户提出一定的梳理优化建议,使得有些用户不仅是建设了一套信息系统,还能够通过系统建设实现人力资源管理体系、流程的梳理与优化。

4、技术路线

当前人力资源管理软件产品的开发技术通常是Java和.NET,对于具体的客户而言,除了上述的业务需求外,选择适合自己发展的技术体系也非常重要,毕竟技术要影响今后的集成、安全等。现在很多客户选型时往往只关注了功能,忽略了技术体系,尤其是选型基本是由人力资源业务部门主导的企业,经常出现系统应用一段时间后才发现安全、集成等问题,导致系统不得不因为企业整体信息化的技术要求而更换,造成了财力、物力、人力的极大浪费。

由于Java的开放性和安全性,到目前为止Java仍然是企业级开发的主流路线,如果是中小型的项目,可以选择. Net开发的系统,毕竟中小企业承受不了费用高昂的Java软件。

5、厂商类型

有些客户在综合厂商和专业厂商之间不知道该如何选择,其实,不管是综合厂商还是专业厂商,适合自己的就是最好的。相对于其他业务模块来说,人力资源管理随着企业发展经常会发生调整和改变,比如绩效管理体系、薪酬体系的调整是很正常的现象;各项入转调离等人事业务流程会随着管理发展不断调整优化;一些国有企事业单位还要面对大量的来自上级主管单位管理报表的强制填报要求。笔者曾经做过一些简单的统计,在国有企事业单位里,仅人事报表的数量平均就达到了百张之多。这些报表还会随着管理的变化不断调整。如果eHR系统不能随着人力资源管理的变化而灵活调整,那么企业信息化投资将面临很大风险,后期因为变化产生的费用将不可控。

6、实施服务

eHR系统不是一个简单的买来就用的软件产品,其部署过程是一个包含了系统规划、系统实施、培训、系统维护和升级、系统应用管理等众多环节的复杂过程,其中任何一个环节出了问题,都可能导致eHR系统在企业实施或应用中失败。很多时候,客户在支付了可观的费用后却得不到相应的服务;甚至有些供应商因为各种原因退出eHR业务领域,导致其过去的客户无法得到后续的服务。

因此,从某种意义上来看,客户不只是在选择eHR产品,更应该是选择一家值得信赖的eHR供应商作为自己的合作伙伴。在当前客户对产品、服务等要求越来越高的时代背景下,在某领域聚焦并深耕的厂商往往更能给客户带来更多的经验和价值,更容易赢得客户的青睐。

7、成功案例

人力资源管理是一门实践科学,其管理系统的选择也要充分考虑是否具有案例实践,尤其是成功案例实践。虽然, 人力资源管理具有较强的通用性,但不同的行业还是有很大的差别;不同的阶段,管理模式也未必相同,所以选择案例的时候,比较适合的是选择相似的管理模式、相似的人员规模、相似的业务需求更为有效。

拜访成功客户是选型最关键,也是最重要的环节。这个环节做好了,不仅可以了解客户的信息化建设情况,还可以了解到一些他们的先进管理模式和做法。当然,由于成功案例客户有时自身工作也很忙,不一定能够接待同行的访问,那么,通过厂商来介绍客户的应用情况也是一种替代的做法,也有些客户采用需求点对点测试的方式代替这一环节。

三、eHR系统建设的几点建议
1、整体规划,分布实施

eHR系统的主体应用部门是人力资源部,随着人力资源管理外延的不断扩大,将来的人力资源系统不仅要服务于组织内部的所有人员,也要服务于组织外部的相关人员,不仅满足服务对象的信息检索、信息共享需求,也要满足服务对象的业务参与、互动交流等需求。且人力资源管理涉及了很多核心的管理内容,尤其是薪酬管理、绩效管理等影响着每个人的切身利益,系统建设的成功与否,将影响每个人的工作效率、工作心态和满意度等。

因此,系统规划时务必要结合本组织的实际情况、状态、发展目标等进行合理规划。建议可以分为三个阶段来建设eHR系统。首先实现人力资源管理的效率提升,通过实施员工全职业生涯周期的大数据建设,实现人员信息的动态统计分析、信息共享,以及工资核算、合同处理、保险福利、报表统计等的自动化处理,提升工作效率和准确性,释放人力资源工作者的精力。第二阶段是完成面向全员的动态服务和业务流程网络化,满足不同服务对象的信息获取、业务参与需求,提升组织运营的规范性。第三阶段则是以人才评估、培养、考核、发展为主线,通过实施能力素质、职业生涯、培训发展、绩效管理等体系,实现系统化、科学化、协同化的人才资本管理,实现人力资源管理变革组织驱动业务的高端管理职能。

2、合理规划管控模式

目前,对于集团企业,实施人力资源管理系统一般有两种模式,一是各级单位根据自己的需要自行实施系统,二是集团总部统一规划、统一实施。前者能够满足下级单位的个性需求,与实际业务结合紧密,实用性较强,通常能够保障长期应用;后者则多是满足了集团总部的信息汇总、规范标准、有序控制的要求,而下级单位的实际业务需求满足度较差,导致应用不充分,甚至出现为应付上级要求临时性更新维护数据,日常却仍低效率的手工管理或私下再实施一套系统的情况。建议集团企业在规划人力资源系统时,首先分析自己的业务管控模式以及人力资源对应的管控体系。对于运营管控型的集团,通常也是单一业务的集团企业,建议统一人力资源的数据标准、业务规范,全集团统一大集中模式部署系统,满足集团从数据到业务规则甚至各种权限的统一管理。对于战略和财务管控型的集团,通常也是多元化经营的企业集团,人力资源系统重点是信息数据的集中管理,具体的业务规则如考勤、绩效等是由下属单位个性化管理的,系统的部署方式可以采用数据集中、业务分布的模式,即统一人力信息的指标、代码、结构等基本标准规范,各个单位可以分别部署系统,实现自己的业务管理需求,总部和下属单位的服务器之间部署数据同步程序,下属单位的人力数据定时同步给集团总部,满足集团管控的需求。

3、适合的才是最好的

随着云技术的快速发展,管理信息系统的云应用如雨后春笋般越来越多,那么人力资源管理系统到底是不是适合云部署应用,或者人力资源管理的哪些业务可以采用云部署?这些都需要结合企业自身的实际情况和业务本身的特点来决定。宏景认为,点多面广,涉及到每一个领导和员工的应用,需要系统非常简洁、易用。采用云模式、移动应用就比较符合新生代的操作习惯。例如各类领导员工自助、360评价、民主测评等。工资、报表等仅限在人力资源部门的应用采用电脑网络化模式就足以满足客户需求。

选择eHR系统时,适合的才是最好的,客户必须对自身人力资源管理所处的阶段有清醒的认识。“适合的解决方案”倡导的是一种渐进式的管理改进,而“完美的解决方案”往往迫使组织进行“管理革命”。就现阶段而言,国内大多数客户是负担不起“管理革命”的代价的,这也意味着与企业实际情况差别较大的过于先进的解决方案是很难顺利推行的,或者花了很大代价推行,最终运行起来的可能只是很基础的部分。

4、避免过度招标
在进行eHR系统选型时,很多客户会遇到多家厂商参与竞争。客户希望引入竞争,“花最少的钱,办最好的事”。因此。招标成了达到这一目标的途径之一。
事实上,经过这些年的发展,不同厂商的产品适用的客户群是不一样的,很少有厂商提供的产品能够适应不同性质、不同规模的所有需求。针对某一个客户,有些厂商的产品比较接近,有些则相去甚远。总有一些弱势的厂商为了获得项目机会而将价格报得很低。最后的结果是:客户收集市场上所有软件的优点和长处写成“完美需求”,以一个最低价中标,这就是所谓的“过度招标”现象。这种情况下,看上去客户是最大的赢家,实际上早已经违背了“优质优价”最基本的市场规律,一些厂商在客户“过度招标”下做出的种种承诺,往往会在获得项目机会后大打折扣,这将为项目的后期实施和应用留下大量隐患。

eHR系统建设的成功,需要客户与供应商共同努力才能达成。任何一方如果仅考虑自身的利益而忽视对方的利益,就很难在客户与供应商之间建立起信任关系,受到损害的将是项目本身,最终会导致客户与供应商的两败俱伤。

原题:人力资源管理信息系统成功建设之道
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来源: 文/房宏 宏景软件业务总裁

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