【考勤管理系统上线】考勤管理系统常见问题与解答

公司新版考勤管理系统上线后,各个部门反映了不同的问题,现在由公司IT部门的小周进行了汇总总结,将考勤系统常见的问题和解决方法发布如下,希望大家传阅,遇到同样问题可以先对着这种表格进行解决,不行后再向IT部门咨询。
问:中夜连班应该如何排班?员工如何打卡?
答:假设张三6日上中班,7日上夜班,那么考勤员应在考勤系统中6日排“中+夜”、7日排“休”;员工只需要在6日16:00前打上班卡、7日08:00后打下班卡即可,不会出现异常。

问:外出支援检修人员考勤怎么做?
答:被借调基地提前三个工作日将借调人员名单及借调期限反馈大区人力资源部公文邮箱,抄送对接基地HR考勤员,HR考勤员申请借调人员在借调基地的打卡权限,借调期间正常排班及打卡,由借调方考勤员负责借调期间考勤统计信息,报各级领导签字后,由借调基地公文邮箱于次月2日前反馈至被借调基地公文邮箱。

问:如因气候恶劣、交通堵塞等客观原因通勤车迟到,是否需要异常申诉?
答:因客观原因导致乘坐通勤车员工集体迟到的,员工仍需正常打卡,HR考勤员将于次日在考勤系统中筛选“迟到”数据进行批量处理,员工无需进行异常申诉;迟到未打卡的,则需自行申诉

问:考勤机断电后考勤记录怎么处理?
答:考勤机断电无法打卡,经部门核实后,由各部室/部门/工段考勤员填写《申请补卡明细表》,经各级领导审批后,以邮件形式反馈HR考勤员进行补卡处理,员工无需申诉。

问:公司对员工个人异常申诉有何要求及考核?
答:每月每人考勤异常申诉不得超过3次,发现一人当月超过3次的,扣部门业绩合同0.5分,封顶2分;全年每人异常申诉累计不得超过20次,超出20次的默认为异常,直接用于算薪扣款。
审批完成的异常申诉单中存在不合理申诉的,如个人原因迟到或早退、因公外出、请假、未按计划加班产生上下班未刷卡进行申诉的,发现一例扣0.5分,封顶2分。

问:申请因公外出后,是否需要打卡?如何打卡?
答:因公外出时,发起请假申请,选择假期类型为“因公外出”,选择开始及结束时间。请假最小单位为1小时,以1小时为倍数选择结束时间。
打卡规则:假设当天排班为行政班,因公外出申请时间为09:00至17:30,则无需上下班刷卡;若因公外出申请时间为10:00至12:00,那么该员工应在09:00前打卡、10:00后打卡、12:00前打卡、17:20后打卡。

问:出差是否需要在考勤系统发起流程申请?
答:在报账系统发起出差后,无需在考勤系统发起申请;
若无需费用报销,则不需要发起出差申请,需在考勤系统提交请假申请单,假期类型选择“因公外出”。

问:特殊假期需要上传哪些附件?
答:婚假上传结婚证,产检假上传医生处方单,丧假上传死亡证明,病假上传医生病假证明。

问:修改排班以后,员工按照正确班次打卡,仍出现异常数据怎么处理?
答:考勤员登陆考勤管理系统,出勤管理–快速查询–考勤卡–双击右下角排班的那一天–点保存并关闭–点左上角的保存。

问:排休息班,因工作安排申请加班,后因种种原因未正常加班打卡,需如何处理?
答:申请加班单审批通过,上下班未刷卡,系统会触发上下班未刷卡提醒,如果员工实际没来加班,无需处理,系统不会生成旷工数据。

问:员工发现当月系统累计的加班小时数与实际加班小时数不符合,应该如何查找原因?
答:系统记录加班时数必须同时满足三个条件:排班排“休”、有加班申请单且审批通过、有相应的打卡记录。检查步骤如下:
1、进入员工考勤卡:出勤管理-快速查询-进入考勤卡,检查员工排班及打卡记录是否正确;
2、检查加班申请单是否正确:出勤管理-加班单管理;
3、若排班、打卡、加班申请均吻合,且出现加班时数未累计,可能为系统收卡异常导致,请反馈HR考勤员进行处理。

问:排自由班/默认不考勤班人员若实际中夜班出勤,如何统计中夜班?
答:因所在岗位无固定上下班时间或所在办公点未安装考勤机的员工,经报备人力资源部后,可排自由班/默认不考勤班。若排自由班/默认不考勤班人员期间上中夜班,系统无法统计,需部门/工段于次月4日前填写《考勤信息汇总表》汇总中夜班个数反馈至HR考勤员,否则当月无法计发中夜班津贴。

问:考勤系统对上月考勤数据确认时间节点有何要求?
答:员工每月2日前,需将之前所有考勤异常处理完毕,若未完成,则默认异常,按异常处理。
部门考勤员每月4日前,进行考勤锁定。锁定数据为上月考勤数据,锁定后考勤数据不能进行修改。
HR考勤员每月8日前,进行考勤周期关闭。考勤周期关闭后,考勤信息推送至PS系统用于工资核算,考勤相关数据无法调整!

问:中夜连班产生“中班或夜班”加班,加班申请单如何填写?
答:假设15日排中班,16日夜班加班,那么就是排班日期选15日,加班开始选16日0点、加班结束选16日8点;
假设15日中班加班,16日排夜班的,那么就是排班日期选16日,加班开始选15日16点、加班结束选16日0点。

问:如员工21日排夜班(0-8点),20日晚上20点-24点加班,如何填写加班单?
答:加班单排班日期选择21日,加班日期选择20日20点-21日0点。

问:如员工21日排中+夜(21日16点上班-22日8点),22日排休息,22日8点-16日加班,如何填写加班单?
答:加班单填写排班日期为21日,加班日期选择22日8点-16点。

问:如员工21日上夜班,休息8h后再上中班,22日再上夜班,如何排班和打卡?
答:员工21日排夜+中,22日排夜班,21日0点打卡,8点打卡,16点打卡,23点59之后打两次卡,22日8点打卡。
(PS:“夜+中”班次如基地未配置,可根据实际发生频率确定是否申请配置)

问:考勤管理系统中撤回的表单在哪里找回?
答:考勤管理系统中,撤回/驳回的表单可通过“工作流”-“表单处理”-“监控表单”,输入所查询表单的日期区间及申请人姓名,即可找到;点击右边“批准信息”图标进行修改后重新提交。

问:考勤管理系统中各假期的最小请假时数是如何规定的?
答:考勤系统中对各类假期设置了最小请假时数,到时会打印出来发放下去。

问:如张三编制在A部门,因工作需要借调至B部门上班,日常考勤由B部门负责,但是B部门考勤员无该员工排班权限,应如何操作?
答:将此类情况填写说明发邮件至HR考勤员,由HR考勤员对该员工单独新建班组,B部门考勤员即可通过“排班管理–班组排班”找到该员工所在班组,进行排班管理。

问:新入职的员工何时能够正常打卡?考勤系统权限如何申请?
答:需待入职流程生效后的次日,到人力资源部进行指纹信息采集,因此入职当天及次日排班可排“自由班”或“默认不考勤班”,指纹信息采集后次日即可正常排班;
入职次日,综合管理员需在OA系统发起“IT账号与权限变更申请单”,系统名称选择“HRMAS”,流程审批后,控股会推送员工账号至邮箱,或通过新员工的手机号在润工作点“忘记密码”,找回账号及重置密码。

问:从未上线考勤系统的基地调入的员工,能否直接打卡?
答:不能直接打卡。需待调动流程生效的次日,到人力资源部进行指纹信息采集,采集后次日可正常打卡。
调动的次日,综合管理员需在OA系统发起“IT账号与权限变更申请单”,系统名称选择“HRMAS”,流程审批后即可登录考勤系统。

问:若审批过的加班申请单中加班开始及结束时间填写错误,导致加班无法累计,应如何操作?
答:方案1–进入出勤管理–加班单管理–找到之前的加班申请单,选中后点击左上角删除生效,再选中点击删除;最后重新发起批量加班申请;
方案2–进入出勤管理–加班单管理–找到之前的加班申请单,选中后点击左上角删除生效,然后点击右边小图标进行加班时间修改。

问:排休息班,申请加班审批通过,后因生产等原因未正常加班打卡,产生的上下班未刷卡的异常需如何消除?
答:员工可忽略此种情况产生的上下班未刷卡的异常数据;部门/工段考勤员可通过如下途径消除异常数据:进入出勤管理–加班单管理–找到之前的加班申请单,选中后点击左上角删除生效,再选中点击删除(操作方法同上)。

问:考勤系统上线后年假如何计算?
答:年假分为法定年假及公司年假,相加封顶15天。
1、法定年假:按照员工社会工龄计算,员工累计工作已满 1 年不满 10 年的,法定年休假5 天,已满 10年不满 20 年的,法定年休假10 天,已满 20 年的,法定年休假15 天。
2、公司年假:为水泥控股服务满一年在享受法定年休假基础上增加 2 天公司年休假,之后为公司服务每增加一年,公司年休假增加1 天。

问:因客观原因排自由班人员,产生休息日加班应如何处理?
答:排自由班人员,如休息期间产生休息日加班,排班应由“休息”班修改为“自由班”,按照实际加班时间发起加班申请。

问:考勤系统有哪些常用报表?如何使用?
答:1、部门考勤员均有运行相应报表的权限,如制造部烧成工段考勤员,可查询烧成工段所有人员的各类报表权限。
2、报表查询路径:报表中心–报表维护–考勤管理—点击右边浏览图标
3、各常用报表功能:
1)期间考勤工时报告:查询选定日期区间内员工排班、出勤天数、中夜班个数、加班时数等,类似原考勤汇总表;
2)打卡异常明细表:查询选定期间内员工迟到、早退、旷工数据;
3)排班表:查询选定期间内排班数据;
4)年假调休假余额报表:查询截至当前日期员工年假、调休假剩余可用天数。

问:班组排班适用范围?如何设置?
答:对于特定人群有相同排班规律的人推荐使用班组排班,基本组内所有人都是上相同班次,在进行班组排班之前首先创建相应的班组。创建路径:考勤系统首页右上角设置图标–配置–班组设定–新增

来源:互联网

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