【eHR系统使用】使用人力资源管理系统时有哪些需要注意的五个问题?

进入21世纪,企业管理信息化已经是人力资源管理变革的必然趋势,而人力资源管理系统的应用正是人力资源管理信息化的重要桥梁。人力资源管理系统的功能和意义就在于提高人力资源管理效率,但是如果使用不当,系统不仅无法完全发挥其应有的功能,还会增加系统实际使用者的工作量,使管理变得混乱,效率更加低下。本文将对企业在上线人力资源管理系统之后,在实际使用过程中需要注意哪些方面的问题来展开讨论。
1、人力资源管理数据的准确性是前提
人力资源管理系统的一项基本功能就是对企业人力资源相关的各项数据的储存和处理,而人力资源系统发挥作用的一个基础性的前提就是这些数据信息的可靠性和准确性。
诚展人力资源管理系统是目前市场上一款功能覆盖全面,各模块功能(诚展软件专注于人力资源管理系统,考勤软件以及考勤系统等产品的开发和服务.eHR系统由人事管理、考勤处理、工资计算、就餐宿舍、协同办公和微信钉钉手机APP考勤模块组成)做得都比较精深的人力资源管理系统软件。让我们以诚展人力资源管理系统为例,来看一下如果企业在使用EHR的时候应该如何夯实数据基础,确保数据的正确性。首先,我们在输入基本信息的时候要充分利用系统的一些特色功能,利用科技工具的力量来确保数据准确。比如,我们在录入新员工的个人资料信息时,可以利用系统内置的证件自动识别功能按钮,直接收集员工的身份证件等信息将数据扫描进入系统,而不必去采用传统的手工输入的办法,这样就能从避免数据的出错,同时也能从很大程度上减轻HR的工作量。其次,我们可以充分利用系统的自动纠错功能按钮,来确保确保数据准确。比如,在核算员工薪资时,当一键核算完成之后我们还应该利用薪资模块中“薪资对比”的功能按钮,去对比当月薪资与以往薪资之间的出入,检查之后就能根据具体的对比情况进行回查。这些都需要系统的实际使用人员在培训时充分了解和熟悉系统的这些相应功能,并在工作中加以应用。
2、确保人力资源管理数据信息的完整性
只有数据平台的内容完整、充实,才能通过系统得到各种综合性的结果。以诚展人力资源管理系统为例,如果我们在搭建组织结构的时候没有对岗位信息、岗级信息等内容做好维护,那么在薪酬模块对有关人员起薪的时候,系统就无法从组织管理的模块中抓取到与员工的岗级岗职相关的信息。HR还需要另行在薪资模块里去手动输入或导入信息,这样无疑就增加了劳动量,并没有充分利用好EHR系统。
3、重视人员角色权限的配置
企业内的职位、岗位划分越来越细致,针对这种趋势,我们在使用人力资源管理软件的时候必须考虑到系统中权限控制是否适合公司各个岗位的问题。权限分配必须分别对应于企业中不同的部门和不同的人,根据不同的管理人员而下放相应的权限,这样才能保证企业管理的安全和信息的保密。在分布式权限控制系统中职位与权限相结合,不因人的流动而造成职责的空缺。另一方面,合理的下放职权,也可以减轻相关岗位的工作负担,提升工作效率。
4、人力资源管理系统与人力资源管理实践的逐步磨合
企业人力资源信息化建设的首要前提是,企业一定要根据自身的需求实际来选择适合人力资源管理系统。系统上线之后,由于对新系统的不熟悉,刚开始使用人力资源系统的时需要经过一段时间的磨合期,系统才能被娴熟运用,发挥其应有的功能。在这段磨合期内,企业要重视人力资源管理层的建设,提高他们对系统的操作能力和理解能力,也要重视针对普通员工的系统培训,真正地把日常工作时间和系统结合起来。HR应多与系统的使用者进行沟通和交流,分析和整理他们在使用过程中遇到的问题,并针对不断地改进和完善系统。这是一个多方面共同努力的过程。
5、重视人力资源管理系统中考勤和工资数据的准确性,考勤计算的快速和智能,工资处理的准确性和稳定性。

来源:hr软件服务微信公众号

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