【eHR系统实施】人力资源管理系统在民航MRO人力资源管理中应用案例介绍

摘要:人力资源管理信息化是企业管理中最重要的组成部分,特别是在易变性、不确定性、复杂性和模糊性共存的时代,即VUCA时代,实现企业人力资源管理的规范化、系统化、精细化和透明化管理,有利于企业高效、科学发展。本文利用SAP-HR人力资源管理系统,以某民航旗下两个MRO企业整合入手,构建了企业人力资源管理信息系统并实施,重点阐述了SAP-HR人力资源管理系统应用中的关键问题与实施效果。
一、引言
在易变性、不确定性、复杂性和模糊性共存的VUCA时代,迫切需要管理理论的创新、发展和实践来提升企业科学管理水平和效益,推动企业不断进步和发展。对此,建立企业快速响应机制、科学管理手段和方法、提升企业的创新能力,是保障企业活力、竞争力和持续高速发展的最佳途径。在民航MRO企业人、机、料、法、环五大要素中,人是企业发展中的第一生产要素,主要包括人力资源的选聘、培训、管理和使用。因此,在人力资源配置和管理中,谁实现了资源利用最大化、人力资源管理手段科学化,谁就在市场竞争中就占据了主动。

本文以某航旗下两家MRO企业整合过程中人力资源信息化项目为例,介绍了在企业整合进程中,以战略需求为导向,满足人力资源管理实际业务需求为出发点,通过SAP-HR人力资源管理系统在MRO企业人力资源信息管理系统的项目实施,实现数据结构化及共享,强化权限控制,减少部门间数据重复收集整理,提升人力资源管理质量与效益。
二、SAP-HR人力资源管理系统项目目标、范围与过程
在夯实业务基础、支持管理决策和提升员工满意度三方面的要求下,制定了项目目标:建立一套易用、功能完善,符合公司人力资源业务现状并具有一定先进性、前瞻性的信息化管理平台;满足两家企业人力资源历史数据的沿革、继承和发展,提供人事数据对外接口功能,支持新的人力资源管理体系运行。实现组织管理、人事管理、时间管理、薪酬管理及其内涵与外延事务管理,并具备报表与统计、员工自助等多项功能。

项目实施范围:包括MRO企业的所有部门和人员,地点涉及北京、成都、重庆、杭州、上海、天津、呼和浩特、武汉、贵阳、广州、温州11座城市,总计12000余人。人员类型包括:直聘制员工、派遣制员工、外籍人员、返聘人员和借聘人员等。

SAP-HR人力资源管理系统项目历时14个月,按照SAP公司项目实施标准方法论ASAP方式开展。包括:项目准备、业务蓝图、系统实现、最终准备、支持上线和持续优化共六项内容。在项目推进过程中,项目总体划分为3个阶段,分为系统开发阶段、准备上线阶段和试运行阶段。

第一阶段,配合公司整合进度,完成了项目准备、蓝图设计、系统实现(除薪酬核算外的配置及开发)。开展业务流程梳理,完成组织管理、人事管理和时间管理、薪酬管理等蓝图设计,SAP顾问根据业务需求文档进行了系统配置和功能开发,并安排关键用户进行了单元测试和集成测试。
第二阶段,在薪酬核算方案和人岗匹配完成后,进行了全模块的系统配置和开发实现,并顺利完成薪酬模块的单元、集成测试环节。开展了用户培训、数据导入和模拟验证,并针对薪酬计算进行了模拟系统同步测试,以验证其规则及结果的准确性。之后,开展了权限收集、设置及测试。正式切换系统并上线。
第三阶段,实现了系统内的考勤数据和薪酬核算的联动,充分验证系统的规则及功能。进入全员真实数据运行状态,启动运维流程。

三、SAP-HR人力资源管理系统项目设计重点
通过实施SAP-HR人力资源管理系统的组织模块、人事模块、时间模块和薪酬模块,实现了整合后MRO企业新人力资源管理体系。在继承SAP-HR人力资源管理系统自动化、标准化、系统化的标准功能基础上,开发岗位编制管控、考勤优化核算等特色功能;提升各模块报表输出质量;实施结构化授权;建立符合MRO特色的人力资源信息系统。

SAP-HR人力资源管理系统项目内容在设计上主要强化了以下几方面内容:
1、实施岗位管理,强化编制管控
为实现人工成本和用工结构可控,需要进行有效的岗位模型设计与编制管理,做到事前、中、后整体控制。通过深入调研和讨论,结合业务操作模式形成了SAP编制管控方案:在公司一级机构上设立编制总量表,作为机构编制的控制依据,实行总部统管;同时,在一级机构编制总量范围内,由一级机构根据所属产品业务差异,自由调整二级及以下部门的岗位编制配置,实现“管”与“放”的有机结合。
各级人力部门在“计划状态”下完成新建、调整岗位设置,经过激活流程,由系统自动校验是否超编,如符合编制要求,直接生成可用岗位,否则提示不予通过。通过设置激活功能,实现了岗位编制管理事中控制。通过“组织机构图”、“编制总量表”、“空岗信息表”等各类报表进行岗位状态数据收集,实现岗位管理统计功能,为人力资源规划提供决策依据。

2、实施全面人事事务管理,提升数据应用
利用SAP平台,统一管理不同用工形式的员工信息,包括直聘制员工、派遣制员工、返聘员工、退休员工、借聘人员等。采取自行申报、提交、批量导入系统的方式录入新员工信息,减少工作量及差错。在系统中实现全部人事事务管理,如:调动、晋升、个人信息变更等,对人员信息做到过去、现在的动态管理。对干部管理实行分级管理模式,一级架构领导由总部直管,其它级别干部由属地人力部门管理。
人力资源报表是人力资源管理中日常业务和管理决策所依靠的重要工具,通过各类人事报表,实现了人员信息、人事异动、合同打印、退休及试用期到期提醒等功能,大幅提升日常工作效率,满足了国家主管部门及公司内部管理需求。

3、统一工时制度,自动考勤核算
在企业整合过程中,统一不同工时制类型及管理模式,并实现SAP自动考勤管理,对于MRO企业工时管理合法、合规、高效运行至关重要。
制定工时、考勤管理规章制度,统一标准工时制、轮班工时制和不定时工时制的适用范围,因地制宜制定合理的差异化上下班时间和运行班制。并在系统内以运行班制为基础,结合员工请假数据、加班及补休账户的增减,外接考勤刷卡数据,实现考勤自动核算。
通过考勤报表功能,实现了对出缺勤、加班、班制、病假、医疗期等关键业务数据的灵活展现,为人力资源管理提供了有力工具。

4、薪酬自动核算,数据双向延伸
薪酬核算的自动化处理是人力资源信息化的重要目标之一。通过对整合后薪酬体系的搭建,完成了SAP薪酬模块的规则配置和工资计算规则开发,并充分考虑了全国各地社保、个税扣缴规则差异,进行个性化配置。利用SAP系统高集成性优势,将组织岗位模块、人事模块以及考勤模块各项数据联动,实现了直聘制和派遣制员工薪酬的自动核算和发放。
完善外延功能-实施薪酬数据直接财务过账和银行自动传盘,在每月发薪后,薪酬数据直接传至财务模块;采用电子银行盘,实现与各地发薪银行的数据对接,减轻了线外手工处理的工作量及风险。通过微信公众号发布电子工资单,员工可以随时随地查询历史及当前的工资明细。

5、定义授权角色,实施结构化授权
结合公司组织架构,实现结构化授权体系,对于不同级别部门的人力资源管理员进行差异化授权,进行组织分级、模块分类。例如:组织架构的调整权限只能由总部组织发展部门拥有,其它人力部门只有浏览权限,避免了误操作,强化了业务操作的严谨性。
面向不同的使用对象,建立了相应的根角色和派生角色,兼之按组织结构实施的结构化授权,实现了整体分级、分权的授权体系。
四、SAP-HR人力资源管理系统项目实施效果与经验分享
1、稳定的操作平台
借助世界先进的人力资源ERP操作平台,进行系统的梳理、流程创新与再造,实现人力资源总部与全国各基地、分公司标准化操作和规范的数据格式,初步达到了人力资源业务的“标准化”、“流程化”和“自动化”。与同行业其他企业实现管控指标的比对与经验分享,为打造国际化一流企业奠定了基础。
2、模拟验证保障
因业务的紧迫性及上线后的信息平台唯一性,为降低风险,确保上线切换顺畅,要求SAP顾问再提供一套SAP系统之外的薪酬核算工具,实现交叉验证功能,并作为备份系统,降低项目逾期风险。经前期的精心准备,于系统上线前夕,开展模拟验证系统的数据测试,核对后工资核算逻辑及数据差异较小,达到了测试目的,验证了上线系统的可靠性。
3、重视数据收集
“三分技术、七分管理、十二分数据”是企业信息化建设的实践真理,基础数据问题已经成为制约企业信息化项目成功实施的瓶颈问题。使用清晰的数据管理方法,开展数据收集、整理、清理等工作是系统成功上线的重要保障。
两家公司整合前,各自都有大量的历史数据需要保留及优化,为实现数据收集高效、准确,数据收集工作一直贯穿项目始终。经过往复3次大规模的数据收集和校验,最终确保了上线数据的完整性和准确性,为成功上线起到了关键作用。
4、强化用户培训
为使人力资源业务人员能够快速、高效的操作SAP系统,新系统的培训工作自项目之初即已展开,内容从SAP简介到上线,共进行了7次培训。并且,项目组撰写了图文并茂的操作手册,作为培训教材和业务指导书,对系统的顺利推广起到了关键作用。通过培训既发现了问题,又很好的解决了缺陷,完善了系统。也培养了一批系统运维的专业人才,为系统长期工作打下了坚实基础。
5、注重业务先行
由于本次项目实施过程中,企业同步在进行整合,因此,在项目伊始,即存在着缺少业务需求输入的问题,造成了蓝图始终无法定稿,直至上线前,部分系统配置和开发方可开展。因此,人力资源信息化项目的前置条件,尤为重要的就是人力资源业务方案与流程的固化。这样才能确保项目方向、周期得到保障。

五、结语
本文通过民航SAP-HR人力资源管理系统项目的开发与应用,实现了企业人力资源管理的规范化、标准化与精细化,优化了人力资源管理内容与流程,使人力资源管理水平迈上了一个新台阶,提高了企业管理水平与效益。

人力资源的组织管理、人事管理、考勤管理、薪酬管理达到了“标准化”、“流程化”和“自动化”的项目设计初衷,实现了整合后企业的人力资源管理信息化。人力资源数据得以共享、贯通,避免了企业内部信息孤岛现象;数据的及时性和准确性,极大地缓解了人力资源部门日常事务压力,使业务人员可以有更多精力聚焦于未来发展,提升管理水平。

来源:北京三联宇航微信公众号

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