企业该怎样选择人事考勤工资软件?

许多公司购买电脑考勤系统时,只是考虑用来代替纸卡机,在打卡的速度上,以及公司形象上有所提高,有的公司更是没有目的,只是觉得,现在很多公司都用“刷卡”了,买一个回来“跟上时代的进步”。于是,就找上几家来对比一下价格,选一个价格便宜的就上马。安装下来后开始打卡,发现不像“想象中”的那么方便,计算出来的考勤结果以及薪资结果完全“牛头不对马嘴”,于是,告诉系统提供商修改软件,但是,改来改去,几个月、一年过去了,还是没什么改观,这个问题解决了,那个问题冒出来,好像有“永远”处理不完的问题。买家才觉得“当初”还不如不买这种“高科技”产品,害得自己比用纸卡还辛苦。实际上,买家这时候已经发现,人事考勤最大的问题是在软件方面。但是,当初购买时,主要是因为软件便宜(有些还给你“送”软件),才选择这家公司的产品。这时就上下两难了,是继续用“刷卡”呢?还是,换回打纸卡呢?所以成熟稳定、适应性强、灵活高效、具有高性价比的产品才是您的最佳选择。
既然,电脑考勤系统的主要问题都集中在软件,而购买电脑考勤系统时,对软件的功能及所能达到的服务又这么不重视,购买后不产生这种上下两难情况才“怪”了。那如何选购电脑考勤系统呢? 选购电脑考勤系统时应考虑如下方面:
电脑考勤机选择
电脑考勤方法有如下几种:
A、感应卡考勤      B、指纹考勤     C、条码/磁码/接触式IC卡考勤
感应卡考勤:现阶段,感应卡考勤的应用量最大,200人以上的企业用感应卡的大约占市场的96%。感应卡考勤的优点是:操作简单(只需要靠近一下就可以),速度快,性价比最高。缺点是:可以代打卡。
指纹考勤:指纹考勤是更新的一种考勤方式。指纹考勤的优点是:可以避免代考勤现象,不需要在卡方面投资。缺点是:精确度过高,考勤操作较感应卡难,适合100人以下的企业。
条码/磁码/接触式IC卡考勤:这种电脑考勤在前几年采用,现属于市场淘汰产品。主要原因是电脑考勤时需要接触,不方便,有磨损。条码的最大好处是卡成本低。
软件的功能及服务
软件是实现整个系统集成的关键所在。软件的选购主要从如下几点着手:
A、软件的数据库      B、软件的功能      C、软件所能提供的服务
软件的数据库:由于电脑考勤系统的数据量较大(相当于一个完整的MRPII系统的数据增长速度),出于运行的稳定性考虑,需采用大型的数据库系统。较为常用的是MSSQL。选用类似DBF、Paradox、InterBase、ACCESS等文件型或小型数据库并非明智之举。
软件的功能:人事考勤薪资软件的功能初看起来比较简单,许多用户选择的时候不太容易识别。其实,人事考勤薪资软件除了具备人事考勤资料录入、离职管理、人事异动管理、班次定义、排班、请假登记、出差登记、停工待料登记、加班登记、补考勤登记、考勤查询、异常考勤查询,薪资项目定义、薪资公式定义、工资明细查询、工资汇总查询等基础功能外。更重要的是,看人事考勤薪资系统是否具备强大的自定义功能。由于每个企业的考勤、薪资的算法都具有很多的个性化,决定了一个好的人事考勤薪资系统必须具备强大的自定义功能,这些自定义功能主要表现在人事基础资料字段的自义、考勤明细公式和汇总公式的自定义、薪资公式的自定义、报表的自定义等。一套优秀的人事考勤薪资系统应该在这五个方面具有良好的自定义功能:
1).人事考勤基础资料字段的自定义功能:由于考勤、薪资的计算将用到人的一些信息,如英文程度、国别等等,每个企业的要求都有所不同,而且企业无法预见以后有什么变动。所以,在软件系统的人事字段上,要求有良好的自定义功能。如果缺少某个字段,应该可以有自定义的功能,这样可以适应人事管理的需求。
2).考勤明细公式的自定义功能:由于考勤的算法在每个企业都几乎不同,要做好一个考勤系统,考勤的算法自定义一定要用到。考勤明细公式的自定义是定义一天中考勤的算法,如迟到、早退、旷工、加班、请假等几十个考勤指标的算法定义。
3).考勤汇总公式的自定义功能:同样是计算考勤方面的指标。汇总公式的自定义是指统计一个月的考勤明细指标的汇总,具体的应该可以分部门或分组统计。
4).薪资公式的自定义功能:这个功能很多人都认识到其重要性,而且,几乎每一个具有薪资计算功能的软件都具备此功能。但是,在实际应用过程中,必须考虑此功能的灵活性。如果仅仅能做到“加”“减”“乘”“除”是不够的,必须考虑可以通过人事资料、考勤资料、薪资资料连成一体,进行有效的判断或提取数据才能有效完成此功能。如在人事处罚中做罚款记录,那么在工资中就可以自动扣除,不需要第二次录入。
5).报表自定义功能:由考勤以及薪资自定义公式定义出来的字段以及计算结果,需要有效地反映出来,还必须用到自定义报表的功能。自定义报表的功能的作用还表现在企业的个性化报表。

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